5 דרכים פשוטות לשיפור תקשורת בארגון בעזרת קלפי העצמה + 10 טיפים לשיחות אמיצות

״הכל זה יחסים!"

הקביעה הזו נכונה בחיים האישיים – אך לא פחות מכך היא נכונה גם בעולם הארגוני.

מחקרים רבים מראים שארגונים המשכילים לטפח יחסים טובים בין העובדים, מצליחים בעקבות כך לייצר מחוברות גבוהה הרבה יותר.
הבסיס לבניית מערכת יחסים מייטיבה מתחיל בתקשורת – בין המנהלים לעובדים, בין הצוותים השונים ובין הקולגות, שעובדות זו לצד זה, באותה קבוצה.

כולנו מסכימים בקלות שתקשורת אפקטיבית מהווה תשתית לסביבת עבודה נעימה, בריאה ובטח פרודוקטיבית אך במציאות מסתבר שליצור תקשורת שכזו איננה משימה קלה כלל וכלל.
לאנשים שונים ישנן דרכי תקשורת שונות ולא לכולם יש את הכלים להוביל שיחה או משוב בצורה אפקטיבית, מה שעלול להוביל לאי הבנות, כעסים מיותרים וקונפליקטים.
האחריות של מנהלי הארגון הינה לטפח תקשורת אפקטיבית בארגון באמצעות אסטרטגיות שונות, כלים והתמדה וזה ללא ספק מצריך גם אומץ.

במאמר זה אשתף ב-  5 כלים לשיפור התקשורת בארגון בעזרת קלפי העצמה + 10 טיפים פרקטיים לשיפור התקשורת בשיחות בין עובדים למנהלים ובין העובדים בצוותים השונים.

כיצד שיפור תמידי של תקשורת קריטי להצלחת הארגון?

תקשורת אפקטיבית מקדמת הבנה ושיתוף פעולה בין חברי הארגון ומייצרת שיח בונה בין מנהלים לעובדים. שיח ברור ואותנטי עוזר לוודא שכולם פועלים לקראת אותן מטרות שהוגדרו על ידי מנהלי החברה.
שימוש בתקשורת אפקטיבית ימנע אי הבנות, תקלות, טעויות והחמצת יעדים, כאלו אשר ישפיעו על התפוקה והמורל של הארגון.

במחקר שערכה חברת Lexicon, 80% מהעובדים ציינו שתקשורת הינה בסיס קריטי לבניית אמון בתוך הארגון ובנוסף העידו המנהלים שתקשורת לא מספיק טובה הינה המקור ל 86% מהכישלונות בחברה.

מהם היתרונות של תקשורת אפקטיבית?

בסדנאות שלי לשיפור התקשורת בארגון "משיחות קשות לשיחות אמיצות" אני שואלת מנהלים ועובדים מה תיקשורת אפקטיבית מאפשרת ואלה הן חלק מיתרונות שאני שומעת:

• מעורבות עובדים משופרת ומוטיבציה גבוהה יותר בארגון: עובדים מעורבים מחויבים יותר לעבודתם ונוטים להיות פרודוקטיביים ופרואקטיביים יותר.
• העלאת יצירתיות: תקשורת אפקטיבית מעוררת רעיונות חדשים ומקלה על מפגשי סיעור מוחות, מה שמוביל לפתרונות חדשניים יותר.
• פחות קונפליקטים: תקשורת ברורה ופתוחה יכולה למנוע אי הבנות וקונפליקטים, ולהוביל לסביבת עבודה הרמונית יותר.
• הכרות ברמה האישית – בעידן החדש על הארגון לראות את העובד בצורה הוליסטית, הכוללת גם את חייו האישיים. הכרות אישית עמוקה מייצרת אינטימיות גבוהה יותר בין העובדים וכך נוצרת מחוברות ומחוייבות גבוהים יותר האחד לשני.
• תוצאות טובות יותר: כאשר העובדים בארגון מבינים היטב את התפקידים ואת האחריות המוטלת עליהם הם יכולים לעבוד בצורה אפקטיבית יותר, ולהוביל לתוצאות טובות יותר.

נשמע טוב נכון? אם כך כיצד ניתן לשפר את התקשורת ברמה היומיומית?

ישנם תרגילים וכלים רבים שבהם תוכלו להשתמש כדי לשפר את התקשורת בארגון.

הדרכים לחיזוק התקשורת יכולים לנוע מפיתוח תרבות של שיחות אמיצות (תוכלו לקרוא כאן על הסדנה שלי) השקעה בתרגולים לבניית צוות InDoor ו OutDoor, למידה של סגנונות התקשורת השונים, ביצוע סקרים פנים ארגוניים ועוד.

אני נרגשת לשתף כאן את אחת השיטות שגיליתי, במהלך עבודתי עם מנהלים בארגונים ב 20 שנים האחרונות, שעובדת כמו קסם בפשטות כל פעם מחדש – שימוש בקלפי העצמה.

מה זה בכלל קלפי העצמה וכיצד הם מסייעים לבניית תקשורת אפקטיבית?

קלפי העצמה שייצרתי כוללים 50 תזכורות, 50 מסרים והיגדים להשראה והעצמה.
קלפים אלו הם כלי פרקטי לארגונים לקידום חשיבה חיובית, שיפור פרודוקטיביות בקרב מנהלים ועובדים ודרך מהנה וקלה להעמקת היחסים הבינאישיים.

5 דרכים פשוטות לשימוש בקלפי העצמה לשיפור התקשורת הבינאישית:

1. פגישות 1X1 – לרב שיחות בין מנהלים לעובדים הולכות מהר לצד המקצועי, למרות
   שכולנו יודעים שיצירת שיח מקדים עוזר לצדדים להעמיק את ההיכרות ולרתום לעשייה.
   במבחן המציאות לא לכל המנהלים יש יכולת להתניע שיחה כזאת בצורה וכאן באים לעזרה קלפי ההעצמה.
   מזמינה אתכם לפתוח שיחה עם קלף – כל אחד מוזמן להוציא קלף מהחבילה (בצורה רנדומלית או על ידי בחירה ספסיפית) שבעזרתו הוא מספר על מקרה שהיה לו /פירוט הסבר למה הקלף נגע בו ברמה האישית או ברמה המקצועית ואיך הוא מרגיש כלפיו.
   השיחה שכזו תעמיק בקלות את רמת התקשורת בין שני הצדדים ותהווה בסיס אותנטי להמשך הפגישה.
2. פגישות צוות – במפגש הצוות ניתן לפזר על הכיסאות קלף בצורה אקראית וכל מי שמרגיש נוח יכול לספר במה, מתי ואיפה הקלף רלוונטי עבורו.
   השיח שנוצר סביב השולחן הוא שיח אינטימי שמעמיק את ההיכרות בין כל חברי הצוות מה שמביא לתחושת חיבור גבוהה יותר, אמפטיה והבנה היכן נמצא כל אחד גם בחיים האישיים שלו.
3. סדנה או קורס פנים-ארגוני – השימוש בקלפים יכול לתמוך בסדנאות שונות המתקיימות בחברה – אפשרי לפזר על השולחן קלפים וכל אחד בתורו יבחר קלף להציג עצמו דרכו.
4. שליחת מסר לעידוד או פירגון ספציפי – קלפי ההעצמה יכולים לחזק מסר, תחושה, או להביע הכרת תודה נקודתית – תמיד נעים לדעת שרואים אותך.
5. במפגש Happy Hour ארגוני –השימוש בתזכורת האמיצות ומעצימות, מייצר שיתוף אותנטי, החושף את תפיסותינו ואמונותינו ובכך מאפשר היכרות לעומק, סובלנות והכלה.

לקראת סיום אשתף ב 10 טיפים פרקטיים לשיפור תקשורת באמצעות ניהול שיחות אמיצות בין מנהלים לעובדים :

1. קבעו מטרה ברורה ותוצאות רצויות לשיחה – התכוננו היטב לשיחה, עדיף בכתב,
   זה יעזור לכם לנהל שיחה ממוקדת ופרודוקטיבית.
2. צרו סביבה בטוחה ומכבדת לשיחה – קיבעו כללי יסוד, כגון אי הפרעה או שפיטה של אחרים, וודאו שכולם מרגישים בנוח לדבר.
3. עודדו כנות ואותנטיות – דרבנו את המשתתפים להיות פתוחים וכנים לגבי מחשבותיהם, רגשותיהם וחוויותיהם ולשתף את נקודות המבט שלהם בצורה מכבדת.
4. תרגלו הקשבה פעילה – עשו מאמץ להבין את נקודות המבט והחוויות של אחרים והראו להם שאתם מקשיבים על ידי שימוש במבט מכבד, עיניים טובות, הנהון ושיקוף הנאמר.
5. התמקדו בנושא ולא באדם –  הימנע מהתקפות אישיות ובמקום זאת התמקדו בנושא שעל הפרק.
6. השתמשו בהצהרות "אני" כדי לבטא את המחשבות והרגשות שלכם – זה עוזר להימנע מהטלת האשמה על אחרים ומשאיר את השיחה ממוקדת בפרספקטיבה שלכם.
7. חפשו להבין את נקודות המבט של אחרים – עשו מאמץ להבין מאיפה אחרים מגיעים ומה הצרכים והדאגות שלהם.
8. היו פתוחים לרעיונות ונקודות מבט חדשות – היו מוכנים לשקול נקודות מבט וגישות חלופיות, גם אם הן שונות משלכם.
9. החזיקו גישה אופטימית – חפשו הזדמנויות להשפיע לטובה על הסיטואציה והשלכותיה.
10. עשו Follow-up לאחר השיחה – הקפידו להתייחס לחששות או לנושאים שעלו במהלך השיחה ובדקו לאחר המפגש אם השיחה הייתה פרודוקטיבית ומועילה.

לסיכום,
על ידי תהליך מובנה לשיפור התקשורת בארגון – ניתן להביא לרמת מחוברות גבוהה יותר, לסביבת עבודה בריאה ולעובדים מאושרים ומחוייבים יותר.

קידום חשיבה מיטיבה ועידוד מודעות עצמית בעזרת קלפי העצמה יכול גם לעזור לאנשים לחזק את הביטחון העצמי שלהם, להפחית מתח, לשפר את התקשורת, לחזק את עבודת הצוות ולטפח סביבת עבודה חיובית יותר.

אם הארגון שלך עדיין לא משתמש בקלפי העצמה לשיפור התקשורת, זה בדיוק הזמן להתנסות, בקלות.

זאת הזדמנות להגיד תודה לחברות האמיצות כמו שטראוס ישראל, אורמת, תעשייה אווירית,  ICL  שרכשו את הקלפים ומאפשרים לאנשיהם להתפתח.

קישור לרכישת קלפי העצמהֿ >>>

קישור לסדנת משיחות קשות לאמיצות לשיפור התקשורת בארגון >>>