20 טיפים
לניהול אפקטיבי של שיחות משוב
מאת טל פריבנר – מנחת הרצאות וסדנאות לניהול שיחות אמיצות, הרצאות וסדנאות למחוברות עובדים ולגיוון והכללה ומנחת הפודקאסט "מנהיגות אמיצה"
לאחרונה יש לי הזכות להוביל סדנאות פרקטיות ״משיחות קשות לאמיצות״ כחלק מהכנה לתהליכי הערכה ומשוב שנתיים. המטרה היא לחשוף מנהלים למיינדסט חדש וללמד כלים פרקטיים ואפקטיביים לניהול שיחות מאתגרות.
אני מאמינה שפגישות משוב והערכה הן כלי משמעותי שמנהלים יכולים להיעזר בו כדי לחזק את היחסים, להניע עובדים לשפר ביצועים ולהבטיח התקדמות מתמדת.
מניסיוני, המפתח להצלחת פגישות אלו טמון בתכנון קפדני, בתקשורת יעילה ובמעקב רציף אחרי יעדים ותוכניות.
בפוסט זה ריכזתי 20 טיפים פרקטיים לשלושה שלבים מרכזיים בניהול פגישת הערכת ביצועים – לפני, במהלך ולאחר הפגישה.
למידע על סדנת משיחות קשות לאמיצות בניהול משוב לחצו כאן
טיפים למנהלים לפני הפגישה
- הכנה יסודית: אספו נתוני ביצוע רלוונטיים, עברו על יעדים קודמים והכינו אג׳נדה ברורה לשיחה.
- קביעת מועד מראש: תאמו את הפגישה מספיק זמן מראש, הקצו מספיק זמן לשיחה וודאו שהעובד מתפנה ומודע למועד מראש.
- בחירת מקום נוח ופרטי: בחרו מקום שקט ופרטי שיבטיח שיח חסוי ונוח, כזה שמאפשר תקשורת פתוחה ונינוחה.
- הכינו דוגמאות חיוביות: אני ממליצה להתחיל את הפגישה בחיזוק החוזקות לכן חשוב להכין מראש את הדוגמאות הרלוונטיות להצלחת העובד.
- דוגמאות ספציפיות: הגיעו לפגישה עם כמה שיותר נתונים מספריים ומדדים שמחזקים את הפידבק שאתם עומדים לתת.
- התמקדות בהתנהגויות: הקפידו להכין דוגמאות המתייחסות לפעולות ולתוצאות במקום לתכונות אישיות, ונסחו את המשוב בשפה עניינית וממוקדת.
- עידוד להערכה עצמית: בקשו מהעובד לחשוב מראש על הערכתו העצמית, כך הפגישה תהפוך לדיאלוג ולא רק שיחת משוב חד צדדית.
במהלך הפגישה
- עידוד דיאלוג דו-כיווני: הקפידו שהשיחה תהיה פתוחה והדדית.
- שאלות פתוחות: השתמשו בשאלות שמעודדות את העובד לשתף, לחקור ולהביע את עצמו, כמו "איך הרגשת לגבי הפרויקט?" או "שתף מה היה מאתגר עבורך השנה?"
- איזון בין נקודות חוזקה לאזורים לשיפור: הציגו תובנות מאוזנות שמשקפות את נקודות החוזקה של העובד וגם את האתגרים.
- קביעת יעדים חכמים (מודל SMART): קבעו יחד עם העובד יעדים שיהיו ספציפיים, מדידים, ברי השגה, רלוונטיים ובעלי מועד סיום מוגדר.
- פידבק בונה: השתמשו בשפה עניינית ובונה כאשר אתם מתייחסים לנושאים הדורשים שיפור, היו מדוייקים.
- התמודדות עדינה עם נושאים בעייתיים: העלו בעיות או תחומים לשיפור בצורה ישירה אך תומכת וחומלת.
- דיון בהזדמנויות לפיתוח: בחנו דרכים אפשריות לקידום מקצועי של העובד, כולל הכשרות מקצועיות ותוכניות פיתוח רלוונטיות.
- הזמנת פידבק מהעובד: תנו לעובד אפשרות לשתף במחשבותיו על הביצועים שלו ועל התהליך.
- הימנעות מהפתעות: כל בעיה משמעותית צריכה לעלות בפגישות תקופתיות במהלך השנה כך העובד יגיע מוכן לפגישה ככל הניתן ולא יופתע.
לאחר הפגישה
- תיעוד הנקודות החשובות: כתבו את הנושאים המרכזיים שעלו, היעדים שנקבעו ותוכניות הפעולה המוסכמות.
- שיתוף סיכום כתוב: העבירו לעובד סיכום מפורט של הפגישה, כך שתהיה לו נקודת התייחסות ברורה ותחושת מחויבות ליעדים שהוגדרו.
- קביעת פגישות מעקב קבועות: תכננו פגישות נוספות למעקב ובחינת ההתקדמות בהתאם ליעדים שהוגדרו.
- המשכיות ותמיכה: הציעו לעובד משאבים וכלים שיכולים לסייע לו בהשגת מטרותיו.
מניסיוני באמצעות הקפדה על יישום שלבים אלו והכנה מקיפה מול כל עובד, תוכלו להבטיח תהליך מסודר ויעיל של שיחת הערכת ביצועים כזו אשר תחזק את הקשר עם העובד, תעודד שיתוף פעולה ותתרום להצלחתו האישית והמקצועית.
למידע על סדנת משיחות קשות לאמיצות בניהול משוב לחצו כאן