איך לשפר תקשורת וממשקים בין מחלקות בארגון

מאת טל פריבנר – מנחת הרצאות וסדנאות לחוסן אישי וארגוני, מחוברות ארגונית, לניהול שיחות אמיצות ולגיוון והכללה ומנחת הפודקאסט "מנהיגות אמיצה"

בואי נודה על האמת, זה קורה כמעט בכל ארגון.
מחלקת שיווק רצה קדימה עם רעיון חדש ואז פוגשת ב"קיר" בצורת צוות כספים.
או שהמכירות מבטיחים ללקוח משהו והפיתוח בטענה: "למה אף אחד לא שאל אותנו קודם?"

בין אם מדובר בארגון של 50 עובדים או של 5,000, אחת הנקודות הכואבות ביותר היא
החיכוך שנוצר בין הממשקים ובין המחלקות.
כל מחלקה עם התרבות שלה, השפה שלה, הלחצים והיעדים שלה והפער הזה עלול להוביל לקונפליקטים, עיכובים ואפילו לפספוס של הזדמנויות עסקיות.

חשוב לזכור שמאחורי כל קונפליקט כזה, עומדים אנשים, עם רצון טוב, אבל גם עם פחדים, אגו, חוסר בהירות ולעיתים פשוט חוסר זמן לעצור ולהבין את הצד השני.

אז מה עושים? איך בכלל אפשר לשפר את זה?

הנה כמה רעיונות, חלקם מבוססים על כלים שאני מיישמת כבר שנים עם צוותים ומנהלים
וחלקם על עקרונות מאוד אנושיים, שאולי פשוט שכחנו בדרך.

קודם כל נדרשת הבנה של האתגר

כדי לטפל בבעיה, צריך לקרוא לה להגדיר אותה במדויק.
הנה כמה מהסיבות שבגללן שיתופי הפעולה בין מחלקות נתקעים:

• חוסר בהירות על מטרות משותפות
  כל מחלקה נמדדת על משהו אחר ולכן אין מספיק אינטרס לעבוד יחד.
• שפה מקצועית שונה
  צוות אחד מדבר  Data השני אסטרטגיה, השלישי בתהליכים ולא תמיד מבינים
  אחד את השני.
• העדר תקשורת פתוחה
  אנשים נמנעים מלהגיד את מה שמפריע באמת, כדי לא ״ליצור דרמה״, מתח, חיכוך.
• מבנה ארגוני שמייצר בידול
  לפעמים מבנה ההנהלה עצמו מחזק את ההפרדה במקום את החיבור.

וזה קורה גם בארגונים הכי מצליחים. כן ואולי אפילו גם אצלכם.

ואז מגיעה ה-שיחה, כן, השיחה ההיא, החשובה, הכנה, האמיתית.

הרגע הזה שבו מישהו סוף-סוף אומר את מה שכולם חושבים אבל שותקים לגביו.
"אנחנו לא מצליחים לעבוד איתם כי הם לא מקשיבים".
"אנחנו מרגישים שמזלזלים בזמן שלנו״.
"יש בינינו ניגוד אינטרסים שלא מדברים עליו״.

כאן בדיוק נכנסות השיחות האמיצות.

שיחות שיש בהן כנות, אבל גם כבוד, בהן לא מחפשים אשמים, אלא פתרונות.
שיחות שבהן אפשר להגיד "קשה לי" בלי להיתפס כחלש, להציף קושי בלי לפחד מתגובה,
להגיד טעיתי, גם אם לא יבדקו ואפילו לבקש עזרה.

ואת זה אפשר ומאד משתלם לתרגל.

בכל פעם שאני מלווה ארגון בשיחה בין צוותים, קורה דבר מדהים: ברגע שיש מקום לשים את הדברים על השולחן, נוצר חיבור. פתאום מבינים שכולנו באותה סירה ושגם בצד השני ישנם בני אדם עם צרכים שונים ועם רצון להצליח.

לסדנה לשיפור תקשורת בין מחלקות צוותים ומנהלים בעזרת שיחות אמיצות לחצו כאן
או דברו עם טל פריבנר 054-3042302 | tal@talprivner.co.il

ומה עוד אפשר לעשות, חוץ מלדבר?

שיחה אמיצה זה כלי חשוב אבל לא היחיד.
הנה עוד כמה דרכים פרקטיות לחזק את הממשקים בארגון:

1. לבנות מטרות משותפות

כשהשיווק, המכירות והפיתוח חולקים יעד אחד (ולא שלושה שונים), נוצר תיאום טבעי יותר. ההצלחה של אחד תלויה בשני וזה מחבר.

2. לעשות היכרות עם העולם של הצד השני

מפגשים קצרים שבהם כל מחלקה מציגה איך היא עובדת, מה האתגרים שלה ואיפה היא צריכה עזרה. זה יוצר הרבה יותר הבנה ופחות שיפוטיות.

3. לתגמל שיתוף פעולה, לא רק תוצאה

ברגע שארגון מתחיל להכיר ולעודד שיתופי פעולה בין מחלקות ולא רק הצלחות אישיות, נוצר שינוי אמיתי בתרבות הארגונית.

תפקיד משאבי האנוש: לא רק מגשר, אלא יוזם

כמנהלי משאבי אנוש, אנחנו לא רק בונים תרבות אנחנו גם מחזיקים את המבט הרחב.
אנחנו אלה שרואים איפה היחסים לא עובדים, מזהים את המקומות שבהם יש צורך בגישור, ביוזמה, בפתיחת ערוץ תקשורת חדש.

אנחנו יכולים ליזום תהליכים של שיח בין מחלקות, ללוות מנהלים בניהול שיחות אמיצות, לבנות מנגנונים חדשים של ביחד ולהכניס לתוך התרבות הארגונית מסרים שמקדמים חיבור.

ולסיום תזכורת קטנה, אבל כזו שאי אפשר בלעדיה
ארגון הוא לא סך המחלקות שלו, הוא רשת של יחסים אנושיים, דינמיים, רגישים ולעיתים גם מורכבים.

וכמו בכל מערכת יחסים טובה צריך אומץ להגיד את מה שחשוב, הקשבה כדי להבין באמת ורצון לפגוש את הצד השני איפה שהוא נמצא.

שיחה אחת אמיצה יכולה לשנות כיוון של מערכת יחסים.
תרבות של שיחות אמיצות יכולה לשנות ארגון שלם.

כי כשאנשים מדברים באמת דברים זזים, העבודה זורמת, החיבורים מתחזקים, והאנרגיה האנושית חוזרת ללב העשייה.

לסדנה לשיפור תקשורת בין מחלקות צוותים ומנהלים בעזרת שיחות אמיצות לחצו כאן
או דברו עם טל פריבנר 054-3042302 | tal@talprivner.co.il