5 קווי דמיון – פורים ושיחות משוב

משנכנס אדר מרבים בשיחה…

 

בתקופה זו של השנה בחלק מהארגונים מתקיימים שני אירועים במקביל,
הערכות עובדים שנתיות/ שיחות משוב וחגיגות פורים, את פורים כולנו יודעים לחגוג טוב,
אבל לגבי שיחות המשוב/הערכה- יש הרבה מקום לשיפור.

אם עד עכשיו לא ראיתם את קשר בין השניים, תנו לי להפתיע אתכם בקווי הדמיון.
להלן 5 דרכים לשפר את שיחות המשוב שלכם ולהפוך את הפורים או כל יום אחר בשנה לשמח אפילו יותר.

  1. הלא רק פעם בשנה אבוא להתארח

כמו חג הפורים, ברב מקומות עבודה שיחות המשוב/הערכת העובדים מתקיימות רק פעם ב…שנה וחבל שכך.
שיח חד פעמי ולעיתים אפילו חד כיווני בין מנהלים ומנהלות עם אנשיהם הופכת את הארוע לפחות אפקטיבי.
השיח באופן טבעי  ממוקד בדר״כ במה שקרה בחודש האחרון כאשר כל יתר השנה נהפכת להיסטוריה ישנה.
ומנגד ישנם מצבים בהם העובד שומע שבחים או הערות לשיפור זמן רב לאחר האירוע שכבר נפתר ונשכח.
שבחים אמורים להיאמר בסמוך לביצוע הפעולה כדי לעודד חזרתיות ולתת הכרה מיידית (אפקט חקר מוקיר)
ובמקביל גם הערות לתיקון, הארות לתשומת הלב צריכות להיאמר בעת ביצוע הטעות,
כדי לוודא שהיא לא תחזור על עצמה בהמשך.

סיפוק משוב בשוטף,  מומלץ לאחר כל פרויקט משמעותי, יוכיח לאנשיכם שעבודתם מוערכת וחשובה לארגון, ידיעה שתצמיח ותחזק אותם ואת המוטיבציה להמשך הדרך.

  1. השאירו את המגילה לסיפורי פורים

ולמי שכן מקפיד לדבר על 365 ימים בשיחה קצרה וממוקדת – יש לקחת בחשבון שזה אתגר מורכב וכמעט בלתי אפשרי.

חשוב לעשות גם הפרדת כוחות בין נושאי שיחת המשוב.
הפיתוי
לפצוח בקריאת מגילה עם כל מה שיש לנו הגיד על אותו עובד בכל תחום- הוא גדול.
אבל היום יותר מתמיד, אנחנו חייבים להיות ממוקדים ויעילים,
להפריד בין עיקר לטפל ולהגיע עם הנקודות הכי חשובות שנרצה לשקף לעובד בשיחת המשוב.
שיחות משוב כוללות הרבה פעמים הערכת ביצועים, עצות לשיפור, קביעת בונוס או העלאה, שיחות שכר,
קידום ופיתוח אישי ועוד.
כל הנושאים הללו שנדחסים לשיחה של 40-60 דקות של המון מלל, הרבה סרבול ומעט מאוד מיקוד.

התחלה טובה לשיפור היא ליצור הפרדה בין שיחות שכר לשיחות סקירת ביצועים ל 2 פגישות שונות,
כך כל נושא מקבל את הבמה שהוא זקוק לה.
תהליך ההערכה השנתי במתכונתו הנוכחית הינו מתכון לכישלון.
שמרו על שיחות המשוב תמציתיות, מדויקות וקולעות. אחרת,
תאבדו את הקשב והאפקטיביות (מישהו אי פעם הקשיב לסוף של המגילה?).

  1. עד לא ידע

בואו נדבר שניה על בהירות.
 אם בתום שיחת המשוב העובד שלכם הגיע למצב של 'עד דלא ידע'- מה מצופה ממנו בעתיד – נכשלתם –
שקיפות ובהירות הם עקרונות מנחים בביצוע הערכה לעובד.
המלצה לפתיחת שיחת משוב מוצלחת היא להסביר לעובד איך הולכת להתנהל השיחה,
מה מצופה ממנו ומה הולך להיות בכל שלב. הסבירו לו לאן מועדות פני החברה ואיך זה ישפיע עליו.
בעת מתן המשוב הספיציפי עבורו, שקפו לו את הצדדים הטובים שבו והצדדים הפחות טובים שנתונים לשיפור.
בצורה בהירה וברורה הדריכו אותו איך הוא יכול לעשות דברים אחרת ולמצות את יכולותיו.
פתחו את השיחה לשאלות ושיח דו צדדי וודאו שהוא מבין את כוונתכם, את הציפייה שלכם ממנו ואת ההערכה שהוא קיבל.
עובד מבולבל לא ימקסם לעולם. בהירות, בהירות, בהירות.

  1. בלי מסכות, בלי תחפושות
    שיחת הערכת ביצועים/משוב פועלות בצורה הטובה ביותר כשהיא מבוססת על תרבות של כנות.
    שיחה כנה ואותנטית פותחת ומאפשרת התמודדות עם אמיתות לא נוחות.

כאשר מנהלים אינם מסוגלים לנהל שיחות גלויות עם חברי הצוות שלהם,
התוצאה היא שהמנהלים אינם מרוצים מהעבודה, העובדים אינם מרוצים מהיחס והעבודה לא מתבצעת כמו שצריך.
והריי לנו מקרה קלאסי של loss, loss, loss.

קבלת שבחים ועידוד כוזבים היא הרסנית עבור כל המערכת ובעיקר לא הוגנת כלפי העובד.
מנהלים טובים יודעים לקיים שיחות כנות ונעימות, ליצור רגעים בהם מתקיים דיאלוג אמיתי וחשוף,
ולתת לעובדים הרגשה שדעותיהם חשובות, שהם חשובים ושדואגים להם.
תרבות של כנות ופתיחות בשיחות המשוב ובכלל יצרו סביבת עבודה המעודדת עובדים לשתף באופן גלוי ולהגיד את אשר על ליבם,
תפקיד המנהל הוא להזיז את המסכות שלו ושל העובד – רק כך זה יעבוד.

  1. הקפידו לא להיות המן הרשע

עובדים רבים חוששים מתהליך ההערכה שלהם.
שיחת המשוב יכולה להיות מעמד מלחיץ עבור העובד – בוחנים אותו,
סוקרים את הביצועים שלו ובסוף גם נותנים לו על זה ציון שיכול להשפיע ישירות על ההעסקה והפרנסה שלו.
בכדי להתחיל את התהליך ברגל ימין, הקפידו לפתוח את השיחה בהישגים ובצדדים
החיוביים בעבודתו של העובד ולגבי המקומות הנדרשים לשינוי ופיתוח – שקפו את הפער,
דייקו מה נידרש לעשות והציעו את עזרתם.

הכרת תודה היא קריטית. מרבית העובדים מעידים שיעזבו את עבודתם אם ירגישו שהם לא זוכים להערכה והוקרה.
שיחת משוב היא הזדמנות נפלאה לומר ולהוקיר את מאמציי העובד,
כך שירגיש שהמאמץ והעבודה הקשה שהוא משקיע אכן מוערכים.

זכרו לרב העובדים עוזבים מנהלים ולא ארגונים – אז…מנהלים-  האחריות היא עליכם.

הפוסט הבא
מעבדות לחירות יומיומית – חוברת דיברות מ 22 המנטורים המובילים
הפוסט הקודם
שיחות משוב הן בזבוז זמן – כתבה בגלובס
תפריט